BƯỚC 1️⃣: PHÂN TÍCH NHIỆM VỤ VÀ THIẾT LẬP THANG ĐÁNH GIÁ

Khởi đầu của kỹ năng phân tích là bạn hãy làm một bản liệt kê. Danh sách này gồm toàn bộ nhiệm vụ cụ thể trong một ngày làm việc của bạn. Mục đích của phân tích là chia nhỏ nhiệm vụ để dễ quản lý hơn.

Tiếp theo, hãy áp dụng công cụ mang tên ma trận Eisenhower. Ma trận này giúp bạn nhận biết rõ ràng về mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Bạn cần đặt từng nhiệm vụ vào 4 ô tương ứng với 4 cấp độ gồm: (1) quan trọng và khẩn cấp; (2) quan trọng và không khẩn cấp; (3) không quan trọng và khẩn cấp; (4) không quan trọng và không khẩn cấp.

Hãy ưu tiên chọn cấp độ (1) quan trọng và khẩn cấp trước để tăng tốc thời gian hoàn thành. Sau khi làm tốt nhiệm vụ thuộc cấp độ (1), bạn hãy làm tiếp công việc theo thứ tự cấp độ (3), (2), (4).

Điều cần ghi nhớ tại bước này là “thiết lập thang đo lường” để bạn tự đánh giá tốc độ thực hiện ở thời điểm hiện tại. Hãy áp dụng thang đo màu sắc đèn giao thông: Màu xanh - tốt, Màu vàng - cần cải thiện thêm, Màu đỏ - cải thiện ngay.

BƯỚC 2️⃣: ĐO LƯỜNG THỜI GIAN THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ

Ở bước này, hãy áp dụng tư duy “vẫn có thể tốt hơn nữa”. Tư duy này là đòn bẩy giúp bạn luôn có động lực để duy trì và cải tiến liên tục. Cụ thể bạn cần làm 2 điều:

a. Đo lường thời gian thực hiện thực tế của từng nhiệm vụ, sau đó tiến hành đánh giá theo bảng màu sắc xanh, vàng, đỏ ở trên. Hãy nhớ là bạn đang tự đánh giá nên cần trung thực với bản thân và đặt sự cải tiến tốc độ làm mục tiêu hàng đầu.

b. Với các nhiệm vụ màu vàng và màu đỏ, hãy khoanh vùng, tập trung sự chú ý và tìm cách tăng tốc. Hãy ưu tiên màu đỏ trước.

BƯỚC 3️⃣: HỌC KỸ NĂNG MỚI ĐỂ RÚT NGẮN THỜI GIAN

Không thể có một kết quả mới với cách làm cũ. Vì thế, hãy tư duy và tìm ra các cách làm mới, khác lúc trước để tăng năng suất. Câu hỏi là bạn sẽ tìm như thế nào?

Điều đầu tiên là nhìn nhận nhiệm vụ theo quy trình gồm 3 thành phần: đầu vào, xử lý và đầu ra. Ở mỗi thành phần hãy phân tích nguyên nhân đầu vào và xem xét cách xử lý hiện tại của bạn như thế nào. Thay đổi nguyên nhân sẽ thay đổi kết quả. Hãy tìm kiếm, học hỏi và áp dụng các cách xử lý mới từ người đã làm rất tốt quy trình này mà bạn biết. Bạn có thể tìm trên mạng hoặc xin lời khuyên từ các chuyên gia trong mối quan hệ của mình. Cuối cùng là đặt mục tiêu cải thiện từng bước nhỏ và thực hiện mỗi ngày cho đến khi nào bạn đánh giá tốc độ thực hiện nhiệm vụ ở mức màu xanh.

Có phong cách làm việc nhanh chóng và hiệu quả bạn sẽ có lợi thế thăng tiến trên con đường sự nghiệp nhanh hơn người khác. Hãy rèn luyện cách gia tăng tốc độ làm việc của bạn để bắt kịp hoặc vượt lên tốc độ của môi trường hiện tại nhé. 🏃‍♀️

bài viết nổi bật

Làm thế nào để tăng tốc độ hoàn thành công việc

Không tìm thấy bài viết nào